Cara Menyusun Skala Prioritas Kegiatan
sumber: freepik.com

Cara Menyusun Skala Prioritas Kegiatan

Posted on 165 views
5/5 - (4 votes)

Sahabat, pernahkah Anda dihadapkan kepada situasi dimana kegiatan atau pekerjaan Anda saat itu sangatlah banyak? Saking banyaknya Anda sampai bingung mau mengerjakan yang mana dulu, karena Anda menganggap semuanya sangat penting.

Mungkin ada diantara Anda yang mengerjakannya berdasarkan keinginan saja, berdasarkan prinsip suka/tidak suka, atau mungkin ada diantara Anda yang langsung rebahan dan berharap pekerjaan tersebut selesai dengan sendiriniya.

Angkat tangan yang pernah seperti itu? Hehe
Pada intinya Anda mengalami kesulitan untuk melakukannya atau bahkan mungkin tidak pernah memulainya sama sekali.

Advertisements

Saya yakin sebagian besar dari Anda pernah mengalami situasi tersebut, tentunya Saya juga pernah. Jelas Kita akan kebingunan, karena cara mengatasi masalah ini memang tidak pernah diajarkan di sekolah.

Bisa dibayangkan seandainya Anda mengetahui cara menyelesaikan masalah ini dari dulu, Saya yakin waktu Anda akan lebih efektif dan efisien dan pada akhirnya Anda akan lebih produktif.

Jika saat ini Anda belum menemukan solusi dari masalah tersebut, Anda sudah berada di tempat yang tepat, karena melalui tulisan ini Saya akan berbagi tips bagaimana cara menyusun skala prioritas kegiatan agar Kita lebih produktif.

Jadi silahkan siapkan dulu kopi atau tehnya dan bacalah tulisan ini sampai akhir.

Nah, untuk menyelesaikan masalah ini Kita akan mencontoh salah satu mantan persiden Amerika Serikat yang dianggap sangat produktif yaitu Dwight D. Eisenhower.

Beliau pernah berkata seperti ini “Saya memiliki dua jenis masalah, masalah yang mendesak dan penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak” – (Eisenhower 1954).

Advertisements

Dari penyataan tersebut, kemudian Steven Covey mencoba mengemas kembali dalam bukunya “The 7 Habits of Highly Effective People” mengenai formula kerja sang persiden tersebut yang dinamakan dengan Eisenhower Decision Matrix.

Eisenhower Decision Matrix adalah metode atau alat untuk memudahkan Kita dalam memprioritaskan pekerjaan berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensi.

Matrix ini mempunyai dua sumbu yaitu sumbu Mendesak – Tidak Mendesak dan sumbu Penting – Tidak Penting.

Advertisements

Pekerjaan medesak adalah suatu pekerjaan yang tidak bisa dihindari dan tidak bisa ditunda, harus Anda lakukan saat ini atau dalam waktu dekat.

Sedangkan pekerjaan penting adalah suatu pekerjaan yang memberikan kontribusi pada tujuan dan nilai-nilai kehidupan jangka panjang, butuh perencanaan, dan butuh tindakan yang bijak.

Unsur subjektif pada matrix ini tidak bisa dihindari karena tingkat kepentingan setiap orang pasti berbeda-beda. Oleh karena itu, Anda harus bisa menentukan tingkat kepentingan pekerjaan Anda sendiri.

Cara menggunakan Eisenhower Matrix yaitu Anda harus menuliskan terlebih dahulu semua pekerjaan yang ada dalam pikiran Anda pada selembar kertas, intinya tulis pekerjaan yang akan Anda lakukan.

Selanjutnya adalah memasukan pekerjaan-pekerjaan tadi kedalam Eisenhower Matrix berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.

Jika semuanya sudah masuk kedalam Matrix, kerjakan sesuai urutan kuadrannya yaitu dari Kuadran I sampai Kuadran IV. Nah untuk memahami masing-masing kuadran, simaklah penjelasan berikut ini!

Kuadran I: Penting dan Mendesak

Pada kuadran ini berisi jenis pekerjaan yang harus Anda kerjakan dengan cepat, biasanya mempunyai deadline dekat dan memiliki konsekuensi yang besar dalam kehidupan Anda.

Semua pekerjaan pada kuadran ini harus diselesaikan dengan segera, tanpa tapi, tanpa nanti.

Contohnya misalkan ada tugas kuliah yang besok harus dikumpulkan atau besok ada presentasi di depan bos, artinya Anda harus mengerjakan dan menyiapkannya sekarang.

Contoh lainnya anak Anda pup dan menangis jadi harus dibersihkan dengan segera dan diganti popoknya, atau keran air rumah Anda bocor kalau tidak cepat diperbaiki rumah Anda akan kebanjiran misalnya.

Kuadran II: Penting dan Tidak Mendesak

Sesuai dengan namanya pekerjaan ini sebenarnya pekerjaan yang tidak mendesak tapi penting untuk jangka panjang dan mempunyai efek besar dalam kehidupan.

Jenis pekerjaan pada kuadran ini biasanya pekerjaan atau kegiatan penting yang memiliki deadline panjang dan bisa juga pekerjaan yang tidak mempunyai deadline.

Untuk melakukan pekerjaan ini Anda memerlukan perencanaan dan penjadwalan terlebih dahulu. Contohnya adalah menambah keahlian baru, membaca buku, olahraga dan meditasi, liburan keluarga, dan sebagainya.

Advertisements

Kuadran III: Tidak Penting dan Mendesak

Jenis pekerjaan ini biasanya berkaitan dengan harapan orang lain terhadap diri Anda atau suatu pekerjaan yang untuk menyelesaikannya bisa didelegasikan kepada orang lain.

Misalnya orang tua Anda menyuruh ke warung untuk membeli rokok atau menyuruh untuk membuang sampah. Jika Anda sedang malakukan kegiatan penting dan mendesak, Anda bisa menyuruh orang lain atau adik Anda untuk melakukannya, kasih saja snack pasti mau.

Contoh lainnya merapihkan dokumen di google drive, mengirim paket, dan hal-hal lain yang sekiranya bisa Anda delegasikan.

Kuadran IV: Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Jenis pekerjaan pada Kuadran IV sebenarnya kegiatan yang harus Anda hindari jika seandainya Anda ingin produktif, karena di kolom ini kumpulan pekerjaan atau kegiatan untuk menghabiskan waktu.

Contoh kegiatannya seperti nonton televisi, stalking medsos, main game, dan sebagainya.

Sekali lagi perlu diingat bahwa setiap orang mempunyai tingkat kepentingan berbeda-beda, bisa saja apa yang Saya contohkan di atas berbeda dengan Anda.

Saya memasukan bermain game kedalam kategori tidak penting, tapi bisa jadi jika Anda seorang gamer malah kegiatan tersebut menjadi kegiatan yang penting.

Itulah tips bagaimana cara menyusun skala prioritas kegiatan, silahkan praktekan ilmu ini pelan-pelan saja dulu dan evaluasi hasilnya.

Jika sudah dipraktekan akan tapi tidak pernah dilakukan mungkin Anda saja yang malas, ini beda lagi cara mengatasinya. Next time semoga saja Saya bisa sharing tentang bagaimana cara mengatasi rasa malas.

Silahkan bagikan tulisan ini kepada keluarga, sahabat, atau siapapun itu agar mereka mendapatkan ilmu dan manfaatnya juga. Semakin banyak orang yang tau, maka semakin banyak orang terbantu. See you next time!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *